Descripción del fondo

1.1 Código de referencia:
ES 23050 ADPJA

1.2 Título:
Archivo de la Diputación de Jaén

1.3 Fechas extremas:
1831-

1.4 Nivel de descripción:
Fondo

1.5 Volumen y soporte:
1700 m. l. Aprox. (17844 cajas + 5550 libros + 2149 planos)

Área de Contexto

2.1 Nombre del Productor
Diputación Provincial de Jaén

2.2 Historia Institucional   

2.3 Historia Archivística  

2.4 Forma de Ingreso:
Transferencias regulares de los archivos de oficina


Área de Contenido y Estructura

3.1 Alcance y contenido

El fondo de la Diputación Provincial de Jaén está configurado por los documentos generados y recibidos por la entidad provincial que, testimonian el ejercicio de las funciones y competencias atribuidas a ésta desde su creación. De la riqueza e información acumulada en este Archivo, es de destacar la Sección de Tutela Municipal. Por otra parte reseñar toda la documentación perteneciente a los Patronatos, Fundaciones y Obras Pías que quedan agregados al Hospicio y al Hospital por la Ley de Beneficencia de 1849, y que pasan a ser competencias de la Diputación. A efectos de descripción se ha procedido a separar los fondos documentales cerrados correspondientes a los Establecimientos Benéficos y Organismos Autónomos, del fondo propiamente dicho de la Diputación.
El fondo se ha organizado siguiendo un criterio de clasificación funcional dando como resultado un Cuadro de Clasificación estructurado en cuatro secciones funcionales: Gobierno, Administración, Servicios, Hacienda y Administración Económica-Financiera
Cada Sección es susceptible de dividirse en distintos niveles funcionales que corresponden a subsecciones documentales. El nivel que corresponde a las series documentales, que pueden depender directamente tanto del nivel de sección como de niveles de subsección, se divide en subseries documentales

3.2 Valoración, selección y eliminación

En 1995 se eliminaron copias de nóminas remitidas por el Área de Personal quedando las originales transferidas por el Área de Intervención (31 legajos). En 2003 se eliminaron copias de proyectos de obras cuyo original se encuentra en el expediente correspondiente (115 legajos)


3.3 Nuevos ingresos

Al ser un fondo abierto se reciben transferencias regulares de los diferentes servicios

3.4 Organización

Índice

Área de Condiciones de Acceso y Utilización

4.1 Condiciones de acceso
Sin restricción salvo la marcada por la legislación estatal y autonómica vigente en materia de acceso. Aún no se ha aprobado el reglamento sobre el funcionamiento general del Archivo

4.2 Condiciones de reproducción
Fotocopiadora, para facilitar la reproducción de documentos siempre que éstos no presenten problemas de conservación, en cuyo caso, el usuario puede hacer uso de la fotografía digital

4.3 Lengua/ escritura (s) de la documentación
Castellano

4.4 Características físicas y requisitos técnicos
El estado general de la documentación es bueno, aunque algunos expedientes ofrecen efectos de la humedad. En cuanto al soporte predomina el papel

4.5 Instrumentos de descripción

- Cuadro de Clasificación

- Inventarios

• Inventario General: ordenado por número de legajo, y que tiene como base de elaboración la hoja de Relación de Entrega, impreso normalizado que recoge los datos de las unidades de instalación que se transfieren desde los distintos archivos de oficina
• Inventario por Servicios/Dependencias: es decir, por unidades productoras de documentación. Este inventario, teniendo como base al igual que el anterior, el impreso de la Relación de Entrega, va ordenado por fecha de envío de la documentación remitida por las distintas unidades a este Archivo
• Inventario de libros de contabilidad del Área de Intervención
• Inventario de Registros (entrada y salida de comunicaciones, memorias......)
  
  

- Bases de Datos (con descripción a nivel de unidad documental)

• Actas: vaciado de acuerdos de los Libros de Actas del Pleno de Diputación, a partir del año 1835 hasta la actualidad
• Archivo: gestión, almacenamiento y recuperación del fondo de archivo

Área de Control de la Descripción

7.1 Nota del archivero
Descripción realizada por el personal técnico del Archivo de la Diputación Provincial de Jaén: Adelaida García Sánchez y Mª José Andrés Rus

7.2 Reglas o normas
ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2ª Edición, 2000

7.3 Fecha de descripción
Febrero 2005