Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Jaén (POAM)

Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Jaén (POAM)

El Plan de Organización de Archivos Municipales (POAM) se crea con unos objetivos muy claros encaminados a establecer un sistema provincial de archivos que proporcione a los ayuntamientos un servicio de archivo completo, en todos los aspectos:

  • Organización y descripción de los fondos documentales.
  • Instalaciones para el fondo de archivo.
  • Asesoramiento técnico y formación del personal responsable del archivo.
  • Restauración de los documentos que lo precisen.
  • Difusión del contenido de nuestros archivos a través de exposiciones periódicas, publicaciones...
  • Mantenimiento de una base de datos continuamente actualizada sobre la situación de los archivos de la provincia así como de sus fondos.
  • Informatización de las descripciones de los documentos de cada archivo.
Pretende planificar las acciones necesarias a llevar a cabo para que los Archivos de Jaén se conviertan en instituciones de servicio público en el menor tiempo posible. Con tal fin se actúa de forma coordinada y normalizada para todos los archivos unificando los criterios de la gestión documental, informatización, difusión, etc.
 
El programa va dirigido, no sólo a la conservación y difusión documental, sino también a la mejora de la gestión ad­ministrativa municipal, mediante la recuperación rápida de información que agilice los procesos de toma de decisiones de nuestros ayuntamientos.
 
 En definitiva proporciona una herramienta útil para la gestión administrativa.
 
Objetivos finalistas del Proyecto:
  • Desarrollar los servicios municipales de información administrativa, garantizando el ejercicio del derecho de acceso a los archivos y registros administrativos y la información en ella contenida. Mandato Constitucional recogido en el artículo 105b de la Constitución Española.
  • Organizar a través de las tareas de identificación, clasificación y ordenación de los documentos contenidos en los Archivos de Gestión de las distintas oficinas municipales.
  • Desarrollar la capacidad de información administrativa y cultural del Ayuntamiento.
  • Revalorizar el Patrimonio Histórico Documental de nuestros pueblos.
De acuerdo con estos objetivos contará con las siguientes tareas necesarias:
  • Organización y adecuación de la instalación física de los documentos en los archivos.
  • Identificación de series y creación de los Cuadros de Clasificación.
  • Revisión, ampliación y mejora de los instrumentos de descripción existentes.
  • Ordenación y descripción de las series documentales que necesiten este tratamiento.
  • Mantenimiento y actualización de una base de datos con la información de cada uno de los archivos organizados.
  • Realización de una memoria final sobre el trabajo desarrollado.
En cada uno de los municipios en los que se ha intervenido se ha procedido de la siguiente manera: en primer lugar se evalúa el volumen de la documentación y el estado de las instalaciones mediante un informe diagnóstico, sobre la base de la cual se determinan las medidas oportunas para la actuación en el archivo. A continuación se inicia el tratamiento archivístico propiamente dicho, que consta de dos operaciones, clasificación e identificación .
Los trabajos de clasificación de la documentación se llevaron a cabo según el cuadro propuesto por la Mesa Nacional de Archiveros de Madrid que está compuesto por las secciones en que se organiza el fondo del Archivo Municipal GOBIERNO, ADMINISTRACIÓN, SERVICIOS Y HACIENDA, y dentro de éstas con otro dígito añadido están las subsecciones que a su vez se desglosan en series documentales:
 
  • 1.00 GOBIERNO, comprende documentación relativa a las funciones directivas del Ayuntamiento. Esta sección está dividida en cuatro subsecciones: Concejo, Alcalde, Comisiones de Gobierno y Comisiones Informativas.
  • 2.00 ADMINISTRACIÓN, numera esta sección prevista para proporcionar herramientas eficaces de garantía del cumplimiento de los objetivos de gobierno afectando a todos los organismos municipales. Está dividida en ocho subsecciones: Secretaría, Registro, Patrimonio, Personal, Servicios Jurídicos, Contratación y Archivo.
  • 3.00 SERVICIOS, comprende documentación relativa a la ordenación del territorio, a salvaguardar la integridad física y moral de sus vecinos y establecer un control sobre el número de habitantes del municipio entre otras. Esta sección se desglosa en trece subsecciones: Obras y Urbanismo, Servicios Agropecuarios, Abastos, Transportes, Seguridad Ciudadana, Sanidad, Beneficencia, Educación, Cultura, Deporte, Población, Quintas y Elecciones.
  • 4.00 HACIENDA, comprende documentación relativa a la administración económica municipal. Esta sección se subdivide en tres subsecciones: Intervención, Financiación y Tesorería.

 Una vez identificadas las series se procede a la ordenación de los expedientes y a su correcta instalación en carpetas y cajas normalizadas.

 Después de los trabajos de clasificación y ordenación, se procede a la informatización de los fondos con el programa de gestión de Archivos "Gesar", que posteriormente se instala en las oficinas del Ayuntamiento para el mejor funcionamiento de la gestión administrativa de los documentos por parte de los funcionarios y para facilitar el acceso a la consulta de los ciudadanos, garantizando así un derecho constitucional. 

 

ENLACES